Email dari Pengirim Terpercaya Masuk Spam? Begini Cara Mengatasinya

fin.co.id - Email dari teman, rekan kerja, atau layanan yang biasa digunakan terkadang justru masuk ke folder spam, padahal pengirimnya dikenal dan pesannya penting. Kondisi ini bisa terjadi karena sistem penyaringan email mendeteksi ciri tertentu yang dianggap mencurigakan. Kabar baiknya, ada beberapa cara untuk mengatasi masalah tersebut agar email dari pengirim tepercaya lebih mudah ditemukan di kotak masuk.

Mengapa Email dari Pengirim Terpercaya Bisa Masuk Spam?

Layanan email seperti Gmail menggunakan sistem penyaringan otomatis untuk membedakan pesan yang dianggap aman dari email yang berpotensi mengandung spam, penipuan, atau perangkat lunak berbahaya. Sistem ini tidak hanya melihat siapa pengirimnya, tetapi juga mempertimbangkan berbagai karakteristik pesan dan reputasi pengirim.

Karena itu, email dari alamat yang sudah dikenal sekalipun tidak selalu dijamin masuk ke kotak masuk utama. Berikut beberapa penyebab yang perlu diketahui.

1. Isi Email Memiliki Ciri yang Dianggap Mencurigakan

Sistem penyaringan email dapat menilai isi pesan, struktur kalimat, penggunaan tautan, serta lampiran yang disertakan. Pesan yang berisi banyak tautan, promosi berlebihan, atau pola tertentu yang sering ditemukan pada spam berpotensi masuk ke folder tersebut.

Hal ini bukan berarti email itu pasti berbahaya. Pesan yang sebenarnya sah juga dapat terkena penyaringan otomatis apabila memiliki karakteristik yang mirip dengan email spam.

2. Reputasi Alamat IP atau Domain Pengirim Menurun

Pengiriman email tidak hanya bergantung pada alamat email yang terlihat oleh penerima. Penyedia layanan email juga dapat mempertimbangkan reputasi domain dan alamat IP yang digunakan untuk mengirim pesan.

Jika suatu server pernah digunakan untuk mengirim banyak email yang dilaporkan sebagai spam, pesan berikutnya berpotensi mengalami masalah pengiriman. Kondisi serupa bisa terjadi ketika akun pengirim diretas dan digunakan untuk mengirim pesan dalam jumlah besar tanpa sepengetahuan pemiliknya.

3. Pengaturan Autentikasi Email Bermasalah

Email memiliki mekanisme autentikasi untuk membantu penerima memeriksa apakah pesan benar-benar berasal dari sumber yang mengaku mengirimkannya. Beberapa mekanisme yang umum digunakan adalah SPF, DKIM, dan DMARC.

SPF membantu memeriksa apakah server pengirim diizinkan mengirim email untuk suatu domain. DKIM menggunakan tanda tangan digital untuk membantu memverifikasi keaslian pesan, sedangkan DMARC membantu pemilik domain menentukan kebijakan penanganan email yang gagal dalam pemeriksaan autentikasi tertentu.

Apabila konfigurasi tersebut bermasalah, pesan dari suatu organisasi atau layanan yang sebenarnya sah dapat mengalami kendala pengiriman. Namun, kegagalan autentikasi tidak selalu berarti email pasti masuk spam karena setiap penyedia layanan memiliki kebijakan penyaringan masing-masing.

4. Email Serupa Pernah Ditandai sebagai Spam

Riwayat interaksi juga dapat memengaruhi cara layanan email mengelompokkan pesan. Jika pengguna sebelumnya menandai pesan dari pengirim tertentu sebagai spam, pesan berikutnya dari sumber yang sama mungkin lebih mudah masuk ke folder tersebut.

Kesalahan menandai email sebagai spam dapat terjadi ketika pengguna membersihkan kotak masuk secara terburu-buru. Akibatnya, pesan berikutnya yang sebenarnya dibutuhkan ikut tersaring.

5. Alamat Pengirim yang Terlihat Dikenal Ternyata Dipalsukan

Nama pengirim yang tampil di layar tidak selalu membuktikan bahwa email benar-benar berasal dari orang atau organisasi yang bersangkutan. Penipu dapat memanipulasi nama tampilan agar pesan terlihat meyakinkan.

Karena itu, email yang mengatasnamakan teman, kantor, bank, atau layanan digital tetap perlu diperiksa apabila meminta kata sandi, kode OTP, informasi keuangan, atau tindakan yang tidak biasa.

Sebelum menganggap pesan tersebut sebagai email tepercaya, periksa alamat email lengkap pengirim dan pastikan isi pesannya sesuai dengan konteks komunikasi sebelumnya.

Cara Mengatasi Email dari Pengirim Terpercaya yang Masuk Spam

Jika email penting ditemukan di folder spam, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan. Cara berikut dapat diterapkan pada Gmail, meskipun nama menu dan tampilannya mungkin berbeda pada layanan email lainnya.

1. Tandai Email sebagai Bukan Spam

Langkah paling mudah adalah memindahkan email yang sah dari folder spam kembali ke kotak masuk.

Di Gmail, buka folder Spam, pilih email yang ingin dipulihkan, kemudian klik atau ketuk opsi Bukan spam. Pesan tersebut akan dipindahkan kembali ke kotak masuk.

Tindakan ini juga memberikan sinyal kepada sistem penyaringan bahwa pesan tersebut tidak seharusnya diperlakukan sebagai spam. Meski demikian, langkah tersebut tidak menjamin semua email berikutnya dari pengirim yang sama akan selalu masuk ke kotak masuk.

Sebelum memulihkan pesan, pastikan alamat pengirim dan isi email benar-benar aman.

2. Tambahkan Pengirim ke Google Contacts

Jika menggunakan Gmail, menyimpan alamat pengirim ke Google Contacts dapat membantu memudahkan pengelolaan komunikasi dengan orang tersebut.

Buka email dari pengirim yang dimaksud, periksa alamat email lengkapnya, lalu tambahkan alamat tersebut ke kontak. Pastikan alamat yang disimpan benar-benar sesuai dengan alamat pengirim yang tepercaya.

Namun, menambahkan alamat ke kontak bukan jaminan mutlak bahwa semua pesannya akan terhindar dari folder spam. Jika masalah terus terjadi, pengguna perlu memeriksa pengaturan penyaringan lainnya.

3. Buat Filter Email di Gmail

Filter memungkinkan pengguna menentukan tindakan tertentu terhadap pesan yang memenuhi kriteria tertentu, misalnya berdasarkan alamat pengirim.

Untuk membuat filter melalui Gmail versi web, buka pengaturan pencarian lanjutan atau gunakan opsi pencarian email. Masukkan alamat email pengirim pada kolom Dari, kemudian pilih opsi untuk membuat filter.

Jika tersedia, aktifkan tindakan Jangan pernah mengirim ke Spam, lalu simpan filter tersebut.

Dengan cara ini, pesan yang memenuhi kriteria filter dapat dikecualikan dari penyaringan spam biasa. Meski begitu, filter bukan jaminan keamanan menyeluruh dan tidak seharusnya digunakan untuk mengabaikan peringatan keamanan atau pesan yang jelas-jelas mencurigakan.

4. Periksa Daftar Pengirim yang Diblokir

Pengguna mungkin pernah memblokir alamat email tertentu tanpa sengaja. Akibatnya, pesan dari alamat tersebut dapat mengalami perlakuan berbeda sesuai dengan kebijakan layanan email yang digunakan.

Pada Gmail, buka Setelan, pilih Lihat semua setelan, kemudian masuk ke bagian Filter dan Alamat yang Diblokir. Periksa apakah alamat pengirim yang dimaksud tercantum dalam daftar tersebut.

Jika alamat itu memang tepercaya dan tidak sengaja diblokir, pengguna dapat membatalkan pemblokirannya.

Perlu diperhatikan bahwa memblokir pengirim dan menandai email sebagai spam merupakan tindakan yang berbeda. Karena itu, kedua pengaturan perlu diperiksa jika masalah belum terselesaikan.

5. Periksa Filter dan Aturan Email Lainnya

Tidak semua email yang sulit ditemukan disebabkan oleh folder spam. Pesan juga dapat dipindahkan secara otomatis ke folder lain akibat filter yang pernah dibuat sebelumnya.

Periksa apakah ada aturan yang memindahkan pesan ke Arsip, Sampah, Promosi, atau kategori lainnya. Jika menemukan filter yang tidak lagi diperlukan, ubah atau hapus aturan tersebut.

Selain itu, gunakan fitur pencarian dengan alamat email pengirim atau subjek pesan untuk menemukan email yang mungkin tidak tampil di kotak masuk utama.

6. Minta Pengirim Memeriksa Sistem Emailnya

Jika banyak penerima mengalami masalah serupa, penyebabnya mungkin berada di sisi pengirim, bukan pada pengaturan penerima.

Pengirim dapat memeriksa reputasi domain, catatan autentikasi SPF dan DKIM, kebijakan DMARC, serta laporan pengiriman dari penyedia layanan email. Untuk email organisasi, administrator sistem dapat membantu mengidentifikasi apakah pesan gagal melewati pemeriksaan autentikasi atau terkena kebijakan penyaringan tertentu.

Langkah ini lebih relevan jika email berasal dari perusahaan, institusi, atau layanan yang mengirim pesan secara rutin kepada banyak orang.

Cara Mencegah Email Penting Masuk Spam Lagi

Setelah masalah berhasil diatasi, pengguna dapat melakukan beberapa langkah pencegahan agar email penting lebih mudah ditemukan.

Pertama, periksa folder spam secara berkala, terutama jika sedang menunggu kode verifikasi, dokumen pekerjaan, bukti transaksi, atau konfirmasi pendaftaran. Jangan langsung menganggap pengirim belum mengirim pesan hanya karena email tidak muncul di kotak masuk.

Kedua, tandai email yang sah sebagai bukan spam dan simpan alamat pengirim yang benar-benar tepercaya. Jika pesan rutin dari alamat tertentu terus salah dikategorikan, pertimbangkan untuk membuat filter khusus.

Ketiga, hindari membuka tautan atau lampiran hanya karena pesan berasal dari nama yang dikenal. Akun pengirim dapat diretas, sementara nama tampilan email dapat dipalsukan. Periksa alamat pengirim lengkap dan waspadai permintaan informasi sensitif yang tidak biasa.

Terakhir, jika menggunakan email kantor atau sekolah, laporkan masalah berulang kepada administrator. Pengaturan pada tingkat organisasi dapat memengaruhi pengiriman pesan dan terkadang tidak dapat diperbaiki hanya melalui pengaturan akun penerima.

Penutup

Email dari pengirim terpercaya dapat masuk ke folder spam karena berbagai faktor, mulai dari isi pesan, reputasi server, masalah autentikasi, hingga riwayat penyaringan email. Kondisi tersebut tidak selalu berarti pesan berbahaya, tetapi tetap perlu diperiksa sebelum pengguna mengambil tindakan.

Cara paling praktis untuk menangani masalah ini adalah menandai email yang sah sebagai bukan spam, memeriksa daftar pengirim yang diblokir, serta membuat filter jika diperlukan. Apabila masalah terus berulang pada banyak penerima, pengirim perlu memeriksa konfigurasi dan reputasi sistem emailnya.

Secara teknis, sistem penyaringan modern bekerja dengan menggabungkan berbagai sinyal, bukan sekadar mengenali nama atau alamat pengirim. Memahami mekanisme tersebut membantu pengguna mengurangi risiko kehilangan email penting sekaligus tetap menjaga keamanan komunikasi digital.

Referensi

1. Google Gmail Help, Mark or Unmark Spam in Gmail.

2. Google Gmail Help, Create Rules to Filter Your Emails.

3. Google Gmail Help, Block or Unblock Email Addresses.

4. Google Workspace Admin Help, Set Up SPF.

5. Google Workspace Admin Help, Set Up DKIM.

6. Google Workspace Admin Help, Set Up DMARC.