Apa Penyebab Pesan Email Masuk ke Folder Spam Padahal Pengirimnya Dikenal?

Kesalahan ini bisa muncul ketika penerima pernah menekan tombol untuk melaporkan spam saat memeriksa pesan lain. Pengaturan penyaringan tertentu juga dapat menyebabkan pesan dari alamat atau domain tertentu selalu dipindahkan ke folder tersebut.

Pada Outlook, misalnya, alamat yang masuk ke daftar pengirim yang diblokir dapat membuat pesan berikutnya diarahkan ke folder Junk Email. Dengan demikian, meskipun pengirim sebenarnya dikenal, pengaturan akun tetap dapat memengaruhi lokasi pesan masuk.

7. Akun Pengirim Mungkin Disalahgunakan

Alamat email yang dikenal tidak selalu menjamin bahwa pesan yang dikirim benar-benar berasal dari pemilik akun. Akun seseorang bisa saja diambil alih oleh pihak lain, kemudian digunakan untuk mengirim pesan berbahaya atau promosi tanpa izin.

Selain itu, pelaku penipuan dapat memalsukan informasi pengirim agar email terlihat seolah-olah berasal dari alamat yang tepercaya. Teknik ini dikenal sebagai email spoofing.

Jika aktivitas pengiriman dari sebuah alamat atau domain menunjukkan pola yang mencurigakan, sistem penyaring dapat meningkatkan kewaspadaannya terhadap pesan terkait.

Oleh sebab itu, penerima tetap perlu berhati-hati ketika email dari orang yang dikenal tiba-tiba meminta kata sandi, kode verifikasi, transfer uang, atau tindakan mendesak lainnya. Nama pengirim yang familiar tidak cukup untuk memastikan bahwa isi pesan benar-benar aman.

Cara Mengatasi Email Penting yang Masuk ke Folder Spam

Jika email dari orang yang dikenal masuk ke folder spam, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk memperbaiki masalah tersebut.

Pertama, buka folder Spam atau Junk Email dan periksa alamat pengirim secara menyeluruh. Pastikan alamat tersebut benar-benar sesuai dengan alamat yang biasa digunakan oleh orang tersebut, bukan hanya memiliki nama tampilan yang sama.

Kedua, jika pesan telah dipastikan aman, gunakan fitur "Bukan Spam" atau "Not Spam" yang tersedia pada layanan email. Tindakan ini membantu memberi tahu sistem bahwa pesan tersebut seharusnya tidak dikategorikan sebagai spam.

Ketiga, tambahkan alamat pengirim ke kontak atau daftar pengirim tepercaya jika layanan email menyediakan fitur tersebut. Pada Outlook, pengguna dapat memanfaatkan daftar Safe Senders untuk membantu mencegah pesan dari alamat tertentu masuk ke folder sampah.

Keempat, periksa apakah alamat pengirim tidak sengaja dimasukkan ke daftar blokir. Jika ditemukan, hapus alamat tersebut dari daftar itu agar pesan berikutnya tidak terus-menerus dialihkan.

Kelima, jika masalah terjadi berulang kali, minta pengirim memeriksa pengaturan autentikasi domain dan reputasi server email yang digunakan. Langkah ini terutama penting jika pesan berasal dari alamat perusahaan, organisasi, atau layanan yang mengirimkan email secara massal.

Perlu diingat bahwa menandai pesan sebagai bukan spam tidak menjamin semua email berikutnya akan selalu masuk ke kotak masuk. Sistem penyaring masih dapat mengevaluasi setiap pesan berdasarkan karakteristik dan kondisi pengirimannya.