Apa Penyebab Pesan Email Masuk ke Folder Spam Padahal Pengirimnya Dikenal?

fin.co.id - Pernah menerima email dari teman, rekan kerja, atau pelanggan, tetapi pesan tersebut justru masuk ke folder spam? Kondisi ini cukup umum terjadi pada layanan email seperti Gmail dan Outlook. Padahal, pengirimnya dikenal dan isi pesannya mungkin penting untuk segera dibaca.

Penyebabnya adalah sistem penyaring email tidak hanya menilai apakah pengirim dikenal oleh penerima. Sistem juga memeriksa reputasi alamat pengirim, keaslian server pengiriman, isi pesan, lampiran, serta pola pengiriman yang dianggap mencurigakan. Akibatnya, email yang sebenarnya sah bisa salah dikategorikan sebagai spam.

Mengapa Email dari Pengirim yang Dikenal Bisa Masuk Spam?

1. Sistem Email Salah Mengenali Pesan sebagai Spam

Layanan email modern menggunakan sistem penyaringan otomatis untuk memisahkan pesan yang berpotensi berbahaya dari pesan yang dianggap aman. Sistem ini menganalisis berbagai karakteristik email sebelum menentukan apakah pesan akan masuk ke kotak masuk utama atau folder spam.

Namun, sistem tersebut tidak selalu membuat keputusan yang tepat. Email biasa yang berisi informasi pekerjaan, dokumen, atau pemberitahuan tertentu bisa memiliki karakteristik yang menyerupai pesan spam.

Kesalahan klasifikasi ini dikenal sebagai false positive, yaitu kondisi ketika pesan yang sebenarnya sah dianggap sebagai spam. Microsoft menjelaskan bahwa kegagalan autentikasi, reputasi pengirim, isi pesan, dan aturan penyaringan dapat menyebabkan email yang valid masuk ke folder sampah.

2. Alamat Email Pengirim Mengalami Masalah Reputasi

Alamat email yang dikenal belum tentu memiliki reputasi pengiriman yang baik di mata penyedia layanan email. Sistem penyaring juga menilai reputasi domain dan server yang digunakan untuk mengirim pesan.

Sebagai contoh, seseorang mungkin menggunakan alamat email yang sama selama bertahun-tahun. Namun, jika server email yang digunakannya pernah mengirim banyak pesan mencurigakan, reputasi pengirimannya dapat terpengaruh.

Hal serupa dapat terjadi ketika sebuah domain digunakan untuk mengirim email promosi dalam jumlah besar atau ketika banyak penerima melaporkan pesan dari domain tersebut sebagai spam.

Akibatnya, pesan baru dari pengirim yang sebenarnya tepercaya tetap berpotensi masuk ke folder spam. Masalah ini tidak selalu disebabkan oleh perilaku penerima, tetapi bisa berasal dari sistem atau layanan email yang digunakan oleh pengirim.

3. Email Tidak Lolos Pemeriksaan Autentikasi

Penyedia email menggunakan mekanisme autentikasi untuk membantu memastikan bahwa pesan benar-benar dikirim melalui server yang berhak menggunakan domain pengirim.

Tiga mekanisme yang sering digunakan adalah SPF, DKIM, dan DMARC. Ketiganya memiliki fungsi berbeda, tetapi saling mendukung untuk membantu memverifikasi identitas pengirim dan mengurangi pemalsuan alamat email.