Apa Penyebab Pesan Email Masuk ke Folder Spam Padahal Pengirimnya Dikenal?
Pernah menerima email dari teman, rekan kerja, atau pelanggan, tetapi pesan tersebut justru masuk ke folder spam? Kondisi ini cukup umum terjadi pada layanan
SPF memeriksa apakah server pengiriman diizinkan mengirim email atas nama domain tertentu. DKIM menggunakan tanda tangan digital untuk membantu memverifikasi bahwa pesan berasal dari domain yang sesuai dan bagian pesan yang ditandatangani tidak berubah selama pengiriman. Sementara itu, DMARC membantu pemilik domain menentukan kebijakan penanganan pesan yang gagal dalam pemeriksaan autentikasi dan kesesuaian identitas domain.
Apabila konfigurasi tersebut bermasalah, email yang sah dapat dinilai lebih mencurigakan oleh sistem penyaring. Situasi ini bisa terjadi pada perusahaan yang baru memindahkan layanan email, mengganti server, atau belum mengatur autentikasi domain dengan benar.
Karena itu, email dari alamat yang sudah dikenal tetap dapat masuk ke folder spam meskipun pengirim tidak berniat mengirim pesan berbahaya.
4. Isi Pesan Menyerupai Email Spam
Sistem penyaring juga menganalisis isi email, bukan hanya alamat pengirimnya. Beberapa karakteristik pesan dapat meningkatkan kemungkinan sebuah email dianggap sebagai spam.
Baca Juga
Contohnya adalah penggunaan terlalu banyak tautan, judul yang terkesan mendesak, lampiran yang tidak biasa, atau isi pesan yang menyerupai promosi massal. Email yang sebagian besar berisi gambar juga dapat menjadi salah satu faktor yang diperiksa oleh sistem tertentu.
Misalnya, seorang rekan kerja mengirim email dengan subjek yang berbunyi "PENTING! Buka Sekarang" dan menyertakan sejumlah tautan. Walaupun pengirimnya dikenal, kombinasi karakteristik tersebut bisa membuat sistem penyaring menilai pesan itu berisiko.
Namun, tidak ada satu kata atau format tertentu yang secara otomatis membuat semua email masuk spam. Penilaian biasanya didasarkan pada gabungan berbagai sinyal, dan setiap layanan email dapat menerapkan mekanisme penyaringan yang berbeda.
5. Pengirim Mengirim Email dalam Jumlah Besar
Email yang dikirim secara massal, seperti buletin, pemberitahuan pelanggan, atau promosi bisnis, dapat diperlakukan berbeda dari korespondensi pribadi.
Baca Juga
Jika seseorang mengirim banyak pesan dalam waktu singkat, terutama melalui server yang belum memiliki reputasi pengiriman yang baik, sistem email dapat menilai aktivitas tersebut sebagai sesuatu yang mencurigakan.
Masalah juga dapat muncul apabila banyak penerima sebelumnya mengabaikan pesan atau melaporkannya sebagai spam. Reputasi pengirim bisa memburuk sehingga pesan berikutnya lebih mudah masuk ke folder spam.
Karena itu, sebuah perusahaan yang mengirimkan pemberitahuan resmi melalui layanan email pemasaran mungkin mengalami masalah pengiriman meskipun alamat perusahaan tersebut sudah dikenal oleh penerima.
6. Alamat Pengirim Pernah Diblokir oleh Penerima
Ada kemungkinan alamat email pengirim pernah dimasukkan ke daftar blokir, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Jika hal ini terjadi, pesan dari alamat tersebut dapat terus diarahkan ke folder spam atau sampah.
